Cartes virtuelles pour les équipes : gérer les dépenses des salariés et des projets
Cartes virtuelles pour équipes : une carte et un budget par salarié, projet ou fournisseur. Mise en place, plafonds et rapprochement des dépenses.
Les cartes virtuelles pour équipes permettent à une entreprise de donner à chaque personne, projet ou fournisseur une carte distincte avec son propre solde : les dépenses sont plafonnées à l'avance au lieu d'être contrôlées après coup. Au lieu de partager une carte d'entreprise ou de rembourser des notes de frais, vous chargez chaque carte de ce dont elle a besoin, suivez ses transactions individuellement et la gelez dès qu'elle n'est plus utile. C'est l'un des moyens les plus simples pour une petite équipe de maîtriser ses dépenses sans logiciel de notes de frais complexe.
Le problème d'une carte d'entreprise partagée
Beaucoup de petites équipes commencent avec une seule carte d'entreprise utilisée par plusieurs personnes. Ça marche, jusqu'au jour où ça ne marche plus :
- Aucune visibilité par personne. Tous les achats arrivent sur un même relevé, et quelqu'un doit retrouver qui a acheté quoi.
- Aucune limite par usage. Quiconque connaît les données de la carte peut dépenser jusqu'à son plafond total.
- Une fuite bloque tout. Si le numéro est compromis, il faut mettre à jour tous les abonnements et fournisseurs qui l'utilisent.
- Les départs sont compliqués. Quand quelqu'un s'en va, il connaît toujours les données de la carte.
Le remboursement des frais a aussi ses coûts : les salariés avancent l'argent, envoient leurs justificatifs, puis attendent.
Comment fonctionnent les cartes virtuelles pour équipes
Le principe est simple :
- L'entreprise détient un solde approvisionné unique.
- Les cartes sont émises depuis ce solde, chacune avec un usage et un libellé précis.
- Chaque carte est chargée du budget dont elle a besoin. Elle ne peut pas dépenser davantage.
- Les dépenses sont examinées carte par carte, puisque l'historique de chaque carte correspond à une personne, un projet ou un fournisseur.
- Les cartes sont gelées ou supprimées à la fin du projet ou au départ de la personne.
Sur USDT Crypto Card, le solde est détenu en USDT (à parité 1:1 avec le dollar américain), approvisionné par des dépôts en crypto dans l'un des 10 actifs pris en charge. Chaque carte coûte 1 $, nécessite un chargement minimum de 50 $ et peut être rechargée gratuitement depuis le solde (minimum 10 $). Vous pouvez détenir jusqu'à 20 cartes en même temps.
Les façons d'organiser les cartes d'équipe
Il n'y a pas d'organisation unique idéale. Choisissez celle qui correspond à votre façon de budgéter.
Par personne
Chaque membre de l'équipe reçoit une carte pour ses dépenses professionnelles. Idéal pour les petites équipes où chacun achète ses propres outils, déplacements ou fournitures.
Par projet ou par client
Chaque projet ou client reçoit sa propre carte. Idéal pour les agences et les cabinets de conseil qui refacturent les frais aux clients, puisque l'historique de chaque carte fait aussi office de note de frais.
Par fournisseur
Chaque fournisseur ou abonnement récurrent reçoit sa propre carte. Si un fournisseur augmente ses prix ou connaît un problème de sécurité, seule cette carte est concernée. Voir cartes virtuelles jetables pour les abonnements.
Par catégorie budgétaire
Des cartes pour la publicité, les logiciels, les déplacements, etc. Utile quand la finance raisonne en catégories plutôt qu'en projets. Pour les dépenses publicitaires en particulier, lisez cartes virtuelles pour la publicité.
| Organisation | Idéale pour | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Par personne | Petites équipes, achats en autonomie | Mélange entre dépenses personnelles et d'équipe |
| Par projet ou client | Agences, refacturation client | Cartes de projets terminés laissées actives |
| Par fournisseur | Abonnements, piles de SaaS | Beaucoup de petites cartes à recharger |
| Par catégorie | Budget piloté par la finance | Moins de détail sur qui a dépensé quoi |
Vous pouvez les combiner, par exemple des cartes par fournisseur pour les logiciels et des cartes par projet pour tout le reste.
Fixer budgets et plafonds
Sur une carte prépayée, le plafond le plus efficace est son solde. Chargez une carte avec le budget du mois : c'est le maximum qu'elle pourra dépenser. Quelques méthodes qui fonctionnent bien :
- La recharge mensuelle. Rechargez chaque carte en début de mois jusqu'à son budget. Le solde inutilisé est reporté : ajustez la recharge en conséquence.
- Le chargement juste à temps. Gardez les cartes proches de zéro et chargez-les juste avant un achat connu. Contrôle maximal, mais plus de gestion.
- Une marge pour les prélèvements récurrents. Pour les abonnements, gardez un peu plus qu'un renouvellement sur la carte, pour qu'une petite hausse de prix ne provoque pas de refus.
Les plafonds de l'offre s'appliquent en plus. L'offre Virtual autorise jusqu'à 5 000 $ par transaction et 20 000 $ par mois. Platinum, débloquée par un dépôt unique de 300 $ ou plus, supprime les plafonds de dépenses, ce qui convient aux équipes qui ont des factures fournisseurs ou des budgets publicitaires plus importants.
Contrôles par programmation via l'API
Les équipes qui veulent un contrôle plus fin peuvent gérer leurs cartes par le code avec l'API REST. En créant une carte via l'API, vous pouvez définir un libellé, un plafond de dépenses, les catégories de commerçants autorisées, un seuil de gel automatique et vos propres métadonnées, comme un code de centre de coûts. Voir comment automatiser l'émission de cartes avec l'API de cartes virtuelles et la référence complète de l'API.
La gestion au quotidien
Libellés et nommage
Donnez à chaque carte un libellé clair dès sa création : à qui ou à quoi elle sert et, si utile, le mois ou le trimestre. « Équipe design : Figma » est bien plus simple à rapprocher que cinq cartes sans nom.
Partager les données de carte en sécurité
Le membre de l'équipe a besoin du numéro de carte, de la date d'expiration et du CVV pour payer. Partagez-les via un gestionnaire de mots de passe ou un autre canal sécurisé, jamais en clair dans une messagerie ou par e-mail. Comme chaque carte est distincte, une carte divulguée n'affecte qu'elle-même.
3D Secure
Certaines pages de paiement demandent un code 3D Secure. Sur USDT Crypto Card, ces codes sont envoyés à l'adresse e-mail confirmée du compte : la personne qui lit cette boîte de réception doit donc être joignable quand ses collègues paient, ou l'équipe doit convenir d'une procédure pour relayer les codes. Avec l'API, les demandes 3D Secure en attente peuvent aussi être lues par programmation.
Gel et départs
Quand un projet se termine ou que quelqu'un s'en va :
- Gelez immédiatement la carte. Le gel est réversible.
- Mettez à jour les fournisseurs qui ont besoin d'une nouvelle carte.
- Supprimez la carte une fois sûr que plus rien n'en dépend. Son solde restant revient sur le compte.
Rapprochement
Chaque transaction acceptée coûte 0,30 $ et apparaît dans l'historique de sa carte ; les refus sont gratuits. En fin de mois, exportez ou consultez l'historique de chaque carte et rapprochez-le des justificatifs. Comme chaque carte a un seul usage, l'essentiel de la catégorisation est déjà fait.
Sécurité et accès
On accède à un compte USDT Crypto Card avec une phrase seed, pas avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, et quiconque possède la seed accède à tout le compte. Pour une équipe :
- Limitez qui détient la seed. En général le titulaire du compte et éventuellement un responsable financier.
- Activez la 2FA avec une application d'authentification et conservez les codes de secours en sécurité. C'est facultatif mais vivement recommandé.
- Ne partagez pas la seed pour partager une carte. Partagez plutôt les données de la carte concernée.
- Surveillez l'e-mail confirmé. Les notifications du compte y sont envoyées.
Plus de détails dans sécuriser votre phrase seed et la 2FA.
Les coûts pour une petite équipe
Prenons une équipe de cinq personnes avec une carte chacune plus trois cartes fournisseurs, rechargées chaque mois à partir d'un dépôt unique de 1 000 $ :
| Poste | Coût |
|---|---|
| Frais de dépôt (0 % à partir de 300 $) | 0,00 $ |
| 8 cartes émises une fois × 1 $ | 8,00 $ |
| Recharges mensuelles depuis le solde | 0,00 $ |
| 60 transactions acceptées × 0,30 $ | 18,00 $ |
| Total des frais | 26,00 $ |
Les frais de réseau et de plateforme liés au dépôt sont distincts. L'émission des cartes est ponctuelle : les mois suivants, seuls les frais par transaction s'appliquent. Les chiffres à jour figurent dans la section tarifs.
Questions fréquentes
Que sont les cartes virtuelles pour équipes ?
Ce sont des cartes virtuelles distinctes émises depuis un même solde d'entreprise, chacune attribuée à une personne, un projet ou un fournisseur avec son propre budget. Elles remplacent les cartes d'entreprise partagées et une bonne partie du processus de remboursement des frais.
Combien de cartes de dépenses salariés puis-je créer ?
Sur USDT Crypto Card, vous pouvez détenir jusqu'à 20 cartes en même temps, à 1 $ l'émission. Supprimez les cartes dont vous n'avez plus besoin pour libérer de la place.
Puis-je fixer un plafond de dépenses par carte ?
Le solde de la carte est son plafond de fait, puisqu'une carte prépayée ne peut pas dépenser plus qu'elle ne contient. Via l'API, vous pouvez aussi définir un plafond de dépenses, les catégories de commerçants autorisées et un seuil de gel automatique lors de la création d'une carte.
Chaque membre de l'équipe peut-il avoir son propre identifiant ?
On accède au compte avec une phrase seed unique. Plutôt que de la partager, donnez aux membres de l'équipe uniquement les données des cartes dont ils ont besoin, et laissez la seed au titulaire du compte.
Que devient l'argent non dépensé sur une carte ?
Il reste sur la carte et est reporté. Si vous supprimez la carte, le solde restant revient sur le solde de votre compte.
