Thẻ ảo cho đội nhóm: Quản lý chi tiêu của nhân viên và dự án
Thẻ ảo cho đội nhóm cấp cho mỗi nhân viên, dự án hay nhà cung cấp một thẻ và ngân sách riêng. Cách thiết lập thẻ chi tiêu, đặt hạn mức và đối soát chi phí.
Thẻ ảo cho đội nhóm cho phép doanh nghiệp cấp cho mỗi người, dự án hoặc nhà cung cấp một thẻ riêng với số dư riêng, nhờ đó chi tiêu được giới hạn trước thay vì kiểm tra sau. Thay vì dùng chung một thẻ công ty hay hoàn tiền chi phí, bạn nạp vào mỗi thẻ đúng số tiền cần dùng, theo dõi giao dịch của từng thẻ và đóng băng nó ngay khi không còn cần. Đây là một trong những cách đơn giản nhất để một nhóm nhỏ kiểm soát chi tiêu mà không cần phần mềm quản lý chi phí phức tạp.
Vấn đề của một thẻ công ty dùng chung
Nhiều nhóm nhỏ bắt đầu với một thẻ công ty duy nhất cho nhiều người dùng. Cách này ổn cho đến khi không còn ổn nữa:
- Không thấy được chi tiêu theo từng người. Mọi khoản mua đều nằm trên một bảng sao kê, và ai đó phải tìm ra ai đã mua gì.
- Không có hạn mức theo mục đích. Bất kỳ ai có thông tin thẻ đều có thể tiêu đến hết hạn mức của thẻ.
- Một lần lộ là dừng tất cả. Nếu số thẻ bị lộ, mọi gói đăng ký và nhà cung cấp dùng thẻ đó đều phải cập nhật lại.
- Cho nghỉ việc rất phiền. Khi một người rời đi, họ vẫn biết thông tin thẻ.
Hoàn tiền cũng có chi phí riêng: nhân viên phải ứng tiền trước, nộp hóa đơn và chờ đợi.
Thẻ ảo cho đội nhóm hoạt động thế nào
Mô hình rất đơn giản:
- Doanh nghiệp giữ một số dư đã được nạp tiền.
- Thẻ được phát hành từ số dư đó, mỗi thẻ có mục đích và nhãn cụ thể.
- Mỗi thẻ được nạp đúng ngân sách cần dùng. Nó không thể tiêu quá số đó.
- Chi tiêu được rà soát theo từng thẻ, vì lịch sử của mỗi thẻ phản ánh một người, một dự án hoặc một nhà cung cấp.
- Thẻ được đóng băng hoặc xóa khi dự án kết thúc hoặc người đó chuyển công việc.
Trên USDT Crypto Card, số dư được giữ bằng USDT (tỷ lệ 1:1 với đô la Mỹ), nạp bằng crypto với bất kỳ tài sản nào trong 10 tài sản được hỗ trợ. Mỗi thẻ có giá $1, cần nạp tối thiểu $50, và có thể nạp thêm từ số dư miễn phí (tối thiểu $10). Bạn có thể giữ tối đa 20 thẻ cùng lúc.
Các cách tổ chức thẻ cho đội nhóm
Không có một bố cục đúng duy nhất. Hãy chọn cách phù hợp với cách bạn lập ngân sách.
Theo người
Mỗi thành viên nhận một thẻ cho chi phí công việc của mình. Phù hợp với nhóm nhỏ nơi mỗi người tự mua công cụ, đi công tác hoặc mua vật tư.
Theo dự án hoặc khách hàng
Mỗi dự án hoặc khách hàng có thẻ riêng. Lý tưởng cho agency và công ty tư vấn tính lại chi phí cho khách hàng, vì lịch sử của mỗi thẻ đồng thời là một báo cáo chi phí.
Theo nhà cung cấp
Mỗi nhà cung cấp hoặc gói đăng ký định kỳ có thẻ riêng. Nếu một nhà cung cấp tăng giá hoặc gặp sự cố bảo mật, chỉ thẻ đó bị ảnh hưởng. Xem thẻ ảo dùng một lần cho các gói đăng ký.
Theo hạng mục ngân sách
Thẻ cho quảng cáo, phần mềm, đi lại, v.v. Hữu ích khi bộ phận tài chính lập kế hoạch theo hạng mục thay vì theo dự án. Riêng với chi phí quảng cáo, hãy đọc thẻ ảo chạy quảng cáo.
| Cách tổ chức | Phù hợp nhất với | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Theo người | Nhóm nhỏ, tự mua sắm | Chi tiêu cá nhân và của nhóm bị lẫn |
| Theo dự án hoặc khách hàng | Agency, tính lại chi phí cho khách | Thẻ của dự án đã xong vẫn để hoạt động |
| Theo nhà cung cấp | Gói đăng ký, bộ công cụ SaaS | Nhiều thẻ nhỏ cần nạp thêm thường xuyên |
| Theo hạng mục | Lập ngân sách do tài chính dẫn dắt | Ít chi tiết về ai đã tiêu gì |
Bạn có thể kết hợp chúng, ví dụ thẻ theo nhà cung cấp cho phần mềm và thẻ theo dự án cho mọi thứ còn lại.
Đặt ngân sách và hạn mức
Hạn mức hiệu quả nhất của thẻ trả trước chính là số dư của nó. Nạp vào thẻ ngân sách tháng này và đó là mức tối đa nó có thể tiêu. Vài cách làm hiệu quả:
- Nạp lại hằng tháng. Đầu tháng nạp thêm vào mỗi thẻ cho đủ ngân sách. Số dư chưa dùng được chuyển sang tháng sau, nên hãy điều chỉnh số tiền nạp cho phù hợp.
- Nạp đúng lúc. Giữ thẻ gần bằng không và chỉ nạp ngay trước một khoản mua đã biết. Kiểm soát cao nhất, nhưng tốn công quản lý hơn.
- Dự phòng cho khoản thu định kỳ. Với gói đăng ký, giữ trên thẻ nhiều hơn một kỳ gia hạn một chút để thay đổi giá nhỏ không gây từ chối giao dịch.
Hạn mức của gói được áp dụng thêm. Gói Virtual cho phép tối đa $5.000 mỗi giao dịch và $20.000 mỗi tháng. Gói Platinum, được mở khóa bằng một lần nạp từ $300 trở lên, bỏ giới hạn chi tiêu, phù hợp với nhóm có hóa đơn nhà cung cấp hoặc ngân sách quảng cáo lớn.
Kiểm soát bằng code qua API
Nhóm muốn kiểm soát chi tiết hơn có thể quản lý thẻ từ code bằng REST API. Khi tạo thẻ qua API, bạn có thể đặt nhãn, hạn mức chi tiêu, các danh mục người bán mà thẻ được phép dùng, ngưỡng tự động đóng băng và metadata của riêng bạn, như mã trung tâm chi phí. Xem cách tự động phát hành thẻ bằng API thẻ ảo và tài liệu tham chiếu API đầy đủ.
Quản lý hằng ngày
Nhãn và cách đặt tên
Gắn cho mỗi thẻ một nhãn rõ ràng khi tạo: dành cho ai hoặc cho việc gì và, nếu hữu ích, tháng hoặc quý. "Design team: Figma" dễ đối soát hơn nhiều so với năm thẻ không tên.
Chia sẻ thông tin thẻ an toàn
Thành viên cần số thẻ, ngày hết hạn và CVV để thanh toán. Hãy chia sẻ qua trình quản lý mật khẩu hoặc một kênh an toàn khác, không bao giờ qua tin nhắn chat hay email thông thường. Vì mỗi thẻ là riêng biệt, thẻ bị lộ chỉ ảnh hưởng đến chính thẻ đó.
3D Secure
Một số trang thanh toán yêu cầu mã 3D Secure. Trên USDT Crypto Card, mã này được gửi đến email đã xác nhận của tài khoản, nên người đọc hộp thư đó cần liên lạc được khi đồng đội thanh toán, hoặc nhóm cần có quy trình thống nhất để chuyển mã. Với API, các yêu cầu xác thực 3D Secure đang chờ cũng có thể được đọc bằng code.
Đóng băng thẻ và cho nghỉ việc
Khi dự án kết thúc hoặc có người rời đi:
- Đóng băng thẻ ngay lập tức. Việc đóng băng có thể đảo ngược.
- Cập nhật thẻ mới cho các nhà cung cấp cần.
- Xóa thẻ khi bạn chắc chắn không còn gì cần đến nó. Số dư còn lại sẽ trở về tài khoản.
Đối soát
Mỗi giao dịch được chấp thuận có phí $0,30 và hiển thị trong lịch sử của thẻ đó; giao dịch bị từ chối miễn phí. Cuối tháng, hãy xuất hoặc rà soát lịch sử từng thẻ và đối chiếu với hóa đơn. Vì mỗi thẻ có một mục đích, phần lớn việc phân loại đã được làm sẵn.
Bảo mật và quyền truy cập
Tài khoản USDT Crypto Card được truy cập bằng seed phrase (cụm từ khôi phục), không phải tên đăng nhập và mật khẩu, và bất kỳ ai có seed đều truy cập được toàn bộ tài khoản. Với một nhóm:
- Giới hạn người giữ seed. Thường là chủ sở hữu và có thể thêm một người phụ trách tài chính.
- Bật 2FA bằng ứng dụng xác thực và cất giữ mã dự phòng an toàn. Đây là tùy chọn nhưng rất nên dùng.
- Đừng chia sẻ seed chỉ để chia sẻ một thẻ. Hãy chia sẻ thông tin của từng thẻ.
- Theo dõi email đã xác nhận. Các thông báo tài khoản được gửi đến đó.
Xem thêm trong bảo mật seed phrase và 2FA.
Chi phí cho một nhóm nhỏ
Thử xét một nhóm năm người, mỗi người một thẻ cộng ba thẻ nhà cung cấp, nạp hằng tháng từ một khoản nạp $1.000 duy nhất:
| Hạng mục | Chi phí |
|---|---|
| Phí nạp (0% từ $300 trở lên) | $0,00 |
| 8 thẻ phát hành một lần × $1 | $8,00 |
| Nạp thêm hằng tháng từ số dư | $0,00 |
| 60 giao dịch được chấp thuận × $0,30 | $18,00 |
| Tổng phí | $26,00 |
Phí mạng và phí sàn cho khoản nạp được tính riêng. Phát hành thẻ là chi phí một lần, nên các tháng sau chỉ tốn phí theo giao dịch. Con số hiện hành có trong mục bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Thẻ ảo cho đội nhóm là gì?
Đó là các thẻ ảo riêng biệt được phát hành từ một số dư chung của doanh nghiệp, mỗi thẻ gán cho một người, dự án hoặc nhà cung cấp với ngân sách riêng. Chúng thay thế thẻ công ty dùng chung và phần lớn quy trình hoàn tiền.
Tôi có thể tạo bao nhiêu thẻ chi tiêu cho nhân viên?
Trên USDT Crypto Card, bạn có thể giữ tối đa 20 thẻ cùng lúc, mỗi thẻ có phí phát hành $1. Xóa các thẻ không còn dùng để có chỗ cho thẻ mới.
Tôi có thể đặt hạn mức chi tiêu cho từng thẻ không?
Số dư của thẻ chính là hạn mức thực tế, vì thẻ trả trước không thể tiêu nhiều hơn số tiền nó có. Qua API, bạn còn có thể đặt hạn mức chi tiêu, các danh mục người bán được phép và ngưỡng tự động đóng băng khi tạo thẻ.
Mỗi thành viên có thể có thông tin đăng nhập riêng không?
Tài khoản được truy cập bằng một seed phrase duy nhất. Thay vì chia sẻ nó, hãy chỉ đưa cho thành viên thông tin thẻ họ cần, và để chủ tài khoản giữ seed.
Chuyện gì xảy ra với số tiền chưa dùng trên thẻ?
Số tiền đó vẫn nằm trên thẻ và được chuyển sang kỳ sau. Nếu bạn xóa thẻ, số dư còn lại sẽ trở về số dư tài khoản của bạn.
