Cartões virtuais para equipes: como controlar gastos de funcionários e projetos

O problema de um único cartão da empresa compartilhado

Muitas equipes pequenas começam com um único cartão da empresa usado por várias pessoas. Funciona até deixar de funcionar:

• Nenhuma visibilidade por pessoa. Todas as compras caem em uma só fatura, e alguém precisa descobrir quem comprou o quê.
• Nenhum limite por uso. Qualquer um com os dados pode gastar até o limite total do cartão.
• Um vazamento para tudo. Se o número for comprometido, todas as assinaturas e fornecedores cadastrados nele precisam ser atualizados.
• Desligamentos são complicados. Quando alguém sai, continua sabendo os dados do cartão.

O reembolso tem seus próprios custos: o funcionário adianta o dinheiro, envia comprovantes e espera.

Como funcionam os cartões virtuais para equipes

O modelo é simples:

1. A empresa mantém um único saldo abastecido.
2. Os cartões são emitidos a partir desse saldo, cada um com uma finalidade e um nome específicos.
3. Cada cartão é carregado com o orçamento de que precisa. Ele não consegue gastar mais do que isso.
4. Os gastos são revisados por cartão, já que o histórico de cada um reflete uma pessoa, projeto ou fornecedor.
5. Os cartões são congelados ou excluídos quando o projeto termina ou a pessoa sai.

No USDT Crypto Card, o saldo fica em USDT (1:1 com o dólar americano), abastecido por depósitos em cripto em qualquer um dos 10 ativos aceitos. Cada cartão custa $1, exige carga mínima de $50 e pode ser recarregado a partir do saldo de graça (mínimo de $10). Você pode ter até 20 cartões ao mesmo tempo.

Formas de organizar os cartões da equipe

Não existe uma organização certa. Escolha a que combina com o jeito como você faz orçamento.

Por pessoa

Cada membro da equipe recebe um cartão para as próprias despesas de trabalho. Bom para equipes pequenas em que cada um compra suas ferramentas, viagens ou materiais.

Por projeto ou cliente

Cada projeto ou cliente ganha seu próprio cartão. Ideal para agências e consultorias que repassam despesas aos clientes, já que o histórico de cada cartão também serve de relatório de despesas.

Por fornecedor

Cada fornecedor ou assinatura recorrente ganha seu próprio cartão. Se um fornecedor aumentar o preço ou tiver um problema de segurança, só aquele cartão é afetado. Veja cartões virtuais descartáveis para assinaturas.

Por categoria de orçamento

Cartões para publicidade, software, viagens e assim por diante. Útil quando o financeiro planeja por categoria em vez de por projeto. Para gastos com anúncios, leia cartões virtuais para anúncios.

Dá para combinar, por exemplo cartões por fornecedor para software e cartões por projeto para o resto.

Definindo orçamentos e limites

O limite mais eficaz de um cartão pré-pago é o próprio saldo. Carregue um cartão com o orçamento do mês e esse é o máximo que ele pode gastar. Alguns padrões que funcionam bem:

• Recarga mensal. Recarregue cada cartão no início do mês até o valor do orçamento. O saldo não usado continua no cartão, então ajuste a recarga.
• Carga na hora certa. Mantenha os cartões perto de zero e carregue logo antes de uma compra conhecida. Controle máximo, mais trabalho administrativo.
• Folga para cobranças recorrentes. Em assinaturas, mantenha um pouco mais que uma renovação no cartão, para que um pequeno reajuste de preço não cause recusa.

Os limites do plano valem por cima disso. O plano Virtual permite até $5.000 por transação e $20.000 por mês. O Platinum, desbloqueado por um único depósito de $300 ou mais, remove os limites de gastos, o que atende equipes com faturas de fornecedores ou orçamentos de anúncios maiores.

Controles por código via API

Equipes que querem um controle mais fino podem gerenciar os cartões por código com a API REST. Ao criar um cartão pela API, você pode definir um nome, um limite de gastos, as categorias de estabelecimento em que o cartão pode ser usado, um valor de congelamento automático e metadados próprios, como um código de centro de custo. Veja como automatizar a emissão de cartões com a API de cartão virtual e a referência completa da API.

Gestão no dia a dia

Nomes e identificação

Dê a cada cartão um nome claro na criação: para quem ou para o quê ele serve e, se for útil, o mês ou trimestre. "Equipe de design: Figma" é muito mais fácil de conciliar do que cinco cartões sem nome.

Compartilhando os dados do cartão com segurança

O membro da equipe precisa do número, da validade e do CVV para pagar. Compartilhe esses dados por um gerenciador de senhas ou outro canal seguro, nunca em texto aberto no chat ou por e-mail. Como cada cartão é separado, um cartão vazado afeta só aquele cartão.

3D Secure

Alguns checkouts pedem um código 3D Secure. No USDT Crypto Card, esses códigos são enviados para o e-mail confirmado da conta, então quem lê essa caixa de entrada precisa estar disponível quando os colegas pagam, ou a equipe precisa de um processo combinado para repassar os códigos. Com a API, os desafios 3D Secure pendentes também podem ser lidos por código.

Congelamento e desligamento

Quando um projeto termina ou alguém sai:

1. Congele o cartão imediatamente. O congelamento é reversível.
2. Atualize os fornecedores que precisam de um novo cartão.
3. Exclua o cartão quando tiver certeza de que nada mais depende dele. O saldo restante volta para a conta.

Conciliação

Cada transação aprovada custa $0,30 e aparece no histórico daquele cartão; recusas são grátis. No fim do mês, exporte ou revise o histórico de cada cartão e confira com os comprovantes. Como cada cartão tem uma finalidade, a maior parte da categorização já está feita.

Segurança e acesso

Uma conta do USDT Crypto Card é acessada com uma frase-semente (seed), não com usuário e senha, e quem tiver a seed acessa a conta inteira. Para uma equipe:

• Limite quem tem a seed. Normalmente o dono e talvez um responsável pelo financeiro.
• Ative a autenticação em dois fatores (2FA) com um app autenticador e guarde os códigos de backup com segurança. É opcional, mas muito recomendado.
• Não compartilhe a seed para compartilhar um cartão. Compartilhe só os dados do cartão específico.
• Mantenha o e-mail confirmado monitorado. Os avisos da conta chegam lá.

Mais em como proteger sua frase-semente e o 2FA.

Custos para uma equipe pequena

Imagine uma equipe de cinco pessoas, com um cartão cada mais três cartões de fornecedores, carregados mensalmente a partir de um único depósito de $1.000:

As taxas de rede e da exchange no depósito são à parte. A emissão de cartões é um custo único, então nos meses seguintes só há as taxas por transação. Os valores atuais estão na seção de preços.

Perguntas frequentes

O que são cartões virtuais para equipes?

São cartões virtuais separados, emitidos a partir de um único saldo da empresa, cada um atribuído a uma pessoa, projeto ou fornecedor com orçamento próprio. Eles substituem o cartão da empresa compartilhado e boa parte do processo de reembolso.

Quantos cartões para funcionários posso criar?

No USDT Crypto Card, você pode ter até 20 cartões ao mesmo tempo, cada um custando $1 para emitir. Exclua os cartões de que não precisa mais para liberar espaço.

Posso definir um limite de gastos por cartão?

O saldo do cartão é o seu limite prático, já que um cartão pré-pago não gasta mais do que tem. Pela API você também pode definir um limite de gastos, categorias de estabelecimento permitidas e um valor de congelamento automático ao criar o cartão.

Cada membro da equipe pode ter o próprio login?

As contas são acessadas com uma única frase-semente. Em vez de compartilhá-la, passe aos membros da equipe só os dados dos cartões de que precisam, e mantenha a seed com o dono da conta.

O que acontece com o dinheiro não usado em um cartão?

Ele fica no cartão e passa para o mês seguinte. Se você excluir o cartão, o saldo restante volta para o saldo da conta.